Büromanager*in / Assistenz der Landrätin 23.05.2024 Kreis Pinneberg Elmshorn
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Büromanager*in / Assistenz der Landrätin
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Elmshorn
Informationen zur Anzeige:
Büromanager*in / Assistenz der Landrätin
Elmshorn
Aktualität: 23.05.2024
Anzeigeninhalt:
23.05.2024, Kreis Pinneberg
Elmshorn
Büromanager*in / Assistenz der Landrätin
Wir suchen eine dynamische und engagierte Persönlichkeit, die das Büro der Landrätin mit ihrem Know-how insbesondere für digitale Formate stärkt und unterstützt. Das Büro der Landrätin ist verantwortlich für die Unterstützung der Landrätin bei der Leitung der Kreisverwaltung nach innen und außen. Sie sorgen für den reibungslosen Tagesablauf der Landrätin. Dazu gehört es, Termine und Sitzungen vorausschauen zu planen und nachzubereiten, Themen in enger Abstimmung mit dem Referenten der Landrätin zu koordinieren und auch eigenständig zu recherchieren. Sie arbeiten Hand in Hand mit der Büromanagerin und vertreten diese im Abwesenheitsfall. Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und anspruchsvoll. Mit Ihrem sicheren und serviceorientierten Auftreten repräsentieren Sie das Büro der Landrätin nach innen und außen. Unterstützen der Landrätin im täglichen Geschäftsablauf mit Verantwortung für das operative Büromanagement Sichten und Vor-Priorisieren von Sachverhalten, die an das Büro herangetragen werden Unterstützen bei der Organisation von repräsentativen Terminen und Veranstaltungen Organisieren des E-Mail-Postfaches sowie der Brief-Eingänge einschließlich Nachhalten; Aufgaben- und Wiedervorlagemanagement Organisieren und inhaltliches Mitwirken sowie Übernahme der fachlichen Verantwortung für Digitalisierungsprojekte im Büro der Landrätin Vor- und Nachbereiten von Gremienterminen der Landrätin sowie eigenständiges Erstellen von Präsentationen Recherchieren und Auswerten von Daten und Zusammenstellen von Hintergrundinformationen zur allgemeinen Vorbereitung von Terminen Fertigen von Aktenvermerken und Protokollen einschließlich Zusammenfassung von Sachverhalten sowie inhaltlicher Bewertung Sie unterstützen bei der Organisation von internen repräsentativen Terminen und Veranstaltungen Durch eine aktuelle Organisationsuntersuchung können sich noch leichte Veränderungen im Aufgabenzuschnitt oder in den Schwerpunkten ergeben.
Die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 »allgemeine Dienste« oder eine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten mit 2. Angestelltenprüfung oder ein Studium in der Fachrichtung Arbeits- und Organisationspsychologie oder die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 bzw. die Bereitschaft, hierfür den Aufstieg zu absolvieren oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten mit Angestelltenlehrgang 2 bzw. die Bereitschaft, diesen zu absolvieren Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert Fundierte Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement sowie vorausschauendem und ganzheitlichem Denken Professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen insbesondere MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (vorzugsweise enaio) und agilen Projektmanagement-Tools (MeisterTask, Kanban) Hohe digitale Kompetenz und Erfahrung mit aktuellen Managementtechniken Empathischer und strukturierter Umgang mit allen in- und externen Akteur*innen Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten Kooperations- und Kompromissfähigkeit Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit DMS-Systemen
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